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Resumo

No final deste tutorial deve saber como aceder, gerir e tomar decisões informadas baseadas no seu processo de vendas. Vai aprender conceitos básicos tais como KPI, Funil de Vendas e a diferença entre um Prospeto e uma Oportunidade. Deve ser capaz de registar toda a informação relevante relativamente às suas vendas num sistema único, totalmente integrado e colaborativo. Como gestor deve ser capaz de obter relatórios simples e complexos que o(a) vão ajudar a gerir e orientar a sua equipa de vendas para que tenham mais sucesso e sejam mais produtivos.

Índice

1. Visão Geral

1.1. Página de Entrada

Para aceder à sua base de dados SPEED.SALE tem de se autenticar. Para se autenticar só precisa saber o endereço da sua base de dados, nome de utilizador/e-mail e senha.

O endereço da base de dados deve estar na forma https://[o nome da sua base de dados].speed.sale/ onde deverá substituir [o nome da sua base de dados] com o valor correto. Por exemplo para a empresa SuperEmpresa o endereço seria https://superempresa.speed.sale/.


Faça click em "INICIAR SESSÃO >" para aceder à página de autenticação.


1.2. Autenticação

Pode aceder à página de autenticação diretamente adicionando /web/login ao endereço da sua base de dados ou efetuando os passos como demonstrado acima. Quando acede à página de autenticação vai ver:


Preencha o seu endereço de e-mail e senha. Depois faça click sobre o botão "Iniciar Sessão".

Caso não consiga se autenticar por favor verifique que introduziu o e-mail e a senha corretamente. Por favor tenha especial atenção que tanto o e-mail com a senha são ambos sensíveis a maiúsculas/minúsculas!

Se mesmo assim não conseguir se autenticar, então por favor contacte o Suporte SPEED.SALE.


2. Conceitos

2.1. O que é um Funil de Vendas e porque preciso ter um?

Um Funil de Vendas é uma sequência de passos, chamados etapas, que um Prospeto percorre do início ao fim da venda.

O SPEED.SALE permite-lhe ter um ou mais Canais de Vendas, cada um com o seu próprio Funil de Vendas e Etapas.

Nós criámos um POST no nosso Blogue dedicado a este assunto. Pode vê-lo aqui: O que é um Funil de Vendas e porque razão preciso dele para fazer o meu Negócio Crescer?


2.2. Qual é a diferença entre um Prospeto e uma Oportunidade?

Sempre que contacta um potencial cliente ou é contactado(a) por um potencial cliente, esse contacto é chamado um Prospeto. Um Prospeto é um registo contendo informação suficiente para que possa começar uma conversa com um potencial cliente.

Quando investigar mais informação sobre o cliente e necessidades entra num processo chamado Qualificação. Se tudo correr bem poderá confirmar o interesse do cliente sobre um serviço ou produto que vende e gerar uma Oportunidade. Esta Oportunidade conterá toda a informação relevante relativa à potencial venda e será orientada pelo seu processo de venda (Funil de VEndas) usando um workflow com etapas.

Nós criámos um POST no nosso Blogue dedicado a este assunto, referido no ponto anterior (2.1.). Por favor consulte o terceiro item neste POST chamado "3. O que é um Prospeto? Qual a diferença entre um Prospeto e uma Oportunidade?".


2.3. O que é um KPI e porque razão é TÃO importante?

Um KPI (Key Performance Indicator) é uma medida quantificável usada para verificar o quão bem um negócio atinge os seus objetivos estratégicos pré-definidos.

Isto quer dizer que diferentes negócios têm KPIs diferentes dependendo nas suas prioridades ou critérios de desempenho. Ao mesmo tempo, os indicadores costumam seguir padrões gerais da indústria onde se inserem.

Existe uma diferença subtil entre KPIs e métricas de marketing. Um aspeto importante é que os KPIs são métricas de marketing mas nem todas as métricas de marketing são KPIs. Um dado negócio tem de saber como determinar quais as métricas de marketing que devem ser usadas como KPIs. Estes indicadores não têm de ser necessáriamente financeiros mas são importantes nas ferramentas de orientação estratégica de marketing. Sem estes indicadores e a orientação que os mesmos providenciam para o negócio, é quase impossível atingir o máximo potencial do negócio.

Tudo o que é medível é gerível! Sem informação factual não pode tomar decisões informadas.

É muito difícil saber quais os fatoras mais críticos a menos que estes estejam a ser seguidos. Se não está a olhar para alguma coisa, como sabe se ela melhorou ou deteriorou?


Nós criámos um POST no nosso Blogue dedicado a este assunto. Pode vê-lo aqui: O que é um KPI e porque razão é TÃO importante?


3. Gestão de Prospetos / Oportunidades

3.1. O Meu Funil de Vendas

Um Canal de Vendas, também conhecido como Funil de Vendas, é uma sequência de etapas pelas quais um Prospeto/Oportunidade passa desde o início até ao final da venda. Não tem de passar por todas as etapas. Por exemplo podemos ter um Propeto/Oportunidade que vai diretamente para a etapa Venda para um cliente que já sabia que queria comprar desde o início da venda.

Um Canal de Vendas deve ser o mais simples possível, contudo deve ter etapas suficientes para permitir a gestão do processo de vendas. É um processo dinamico que deve acompanhar a evolução do processo de venda sempre que houver necessidade de se efetuar alterações para tornar o processo de venda mais eficiente.

Quando se autentica no SPEED.SALE é redireccionado para o seu Canal de Vendas. Este canal é a combinação de todos os Canais de Vendas aos quais está associado. Segue um exemplo:


O Funil de Vendas de um Canal de Vendas no SPEED.SALE está orientado da esquerda para a direita em vez de cima para baixo, como é a sua definição. Novos Prospetos são criados na coluna mais à esquerda (primeira etapa do Canal de Vendas). Estes são os Prospetos / Oportunidades que precisam ser qualificados e geridos até que se convertam numa venda (ou não).


3.2. Criar um Prospeto / Oportunidade

Para criar um novo Prospeto / Oportunidade basta clicar sobre o botão "Criar". Se clicar sobre este botão enquanto está na vista do Canal de Vendas, então é-lhe apresentada a versão resumida do formulário da Oportunidade com os campos considerados mais importantes:

Faça click sobre o botão "Criar" para criar o Prospeto / Oportunidade e continuar a visualizar o Canal de Vendas ou faça click sobre o botão "Criar & Editar" para abrir o novo Prospeto / Oportunidade no modo de edição.

Para editar um Prospeto / Oportunidade existente faça click sobre o mesmo e será redireccionado(a) para o formulário do Prospeto / Oportunidade:

Para editar o Prospeto / Oportunidade faça click sobre o botão "Editar" para destancar os campos editáveis:

                 

Todos os campos com um fundo roxo são obrigatórios. Todos os outros campos são opcionais.

Segue uma breve explicação dos campos principais, começando pelos mais no topo do formulário:

  • Oportunidade: Campo de texto livre que deve conter a descrição do Prospeto / Oportunidade que será mostrada na vista do Funil do Canal de Vendas;

  • PVP Previdsto: Se sabe quanto retorno este Prospeto / Oportunidade poderá gerar, deve preencher este campo;

  • Probabilidade: A percentagem de probabilidade depende da confiança que você tem quanto a conseguir converter este Prospeto / Oportunidade numa venda. Quando cria novas etadas no Funil de um Canal de Vendas, pode definir uma percentagem de probabilidade predefinida para cada etapa;

  • Cliente: O nome do cliente ou potencial cliente. Pode aceder aos dados do cliente clicando no ícon azul que se encontra à direita da dropdownlist onde escolhe o cliente;

  • Email: O endereço de e-mail do cliente para ser usado neste Prospeto / Oportunidade. Pode ser diferente do que existe na ficha do cliente;

  • Phone: O número de telefone a ser usado neste Prospeto / Oportunidade. Pode ser diferente do que existe na ficha do cliente;

  • Comentário do Cliente: Um campo só de leitura que contém uma cópia dos comentários existentes na ficha do cliente. Este campo deve conter informação relevante sobre o cliente. Seguem alguns exemplos: "Alérgico a marisco", "Adora praia", "Pratica exercício físico", "Detesta os hotéis XPTO", ...;

  • Vendedor: O nome do utilizador do SPEED.SALE que está responsável por esta venda;

  • Canal de Vendas: O canal de vendas ao qual este Prospeto / Oportunidade se encontra associado;

  • Data Esperada de Fecho: A data até à qual você considera que conseguirá uma conclusão (seja venda ou não venda). Por exemplo: Um cliente que quer viajar no Natal. Tem até ao dia 24 de Dezembro para conseguir que ele viage;

  • Data do Pedido: Data em que o pedido que gerou este Prospeto / Oportunidade foi recebido. Pode ser diferente da data de criação do Prospeto / Oportunidade. Por exemplo se um cliente enviou-lhe um e-mail a pedir informação durante o fim-de-semana e você ainda criou o respetivo Prospeto / Oportunidade na 2a-feira. A data de criação será a de 2a-feira mas a data do pedido será o dia durante o fim-de-semana em que o e-mail foi recebido;

  • Prioridade: Trata-se de um campo de 4 valores onde pode definir a prioridade deste Prospeto / Oportunidade, desde 0 a 4 estreas. Este campo é geralmente usado para definir o nível de confiança deste Prospeto / Oportunidade (cold lead / hot lead);

  • Interesses do Cliente para esta Oportunidade: Este campo multi-valor é onde deve registar todos os interesses do cliente neste Prospeto / Oportunidade para que possa, mais tarde, filtrar e agrupar este Prospeto / Oportunidade. Por exemplo um cliente que esteja interessado em fazer um website pode também estar interessado em serviços SEO (Search Engine Optimzation). Embora o primeiro contacto tenha sido apenas em relação ao website, podem incluir o interesse SEO para quando contactar o cliente tentar vender-lhe também o serviço de SEO além do website. Este campo é também muito importante se realizar Email Mailing para os seus Prospetos com base nos seus interesses ou para analisar KPIs (Key Performance Indicator) do seu Funil de Vendas;

  • Notas Internas: Todas as notas textuais que possam ajudar no processo da venda. Este campo deve conter dados não temporais. Para registos temporais deve usar a funcionalidade "Registar Nota" que se encontra por baixo do Prospeto / Oportunidade;

  • Informação de Contacto: Contém os dados do primeiro contacto que são os dados menos informais / validados. Só deve criar mesmo um cliente quando tiver mais informação específica sobre o mesmo. Nomes como "João" e "Maria" são muito mais para uma base de dados de clientes. Até ter mais informação aĺém do nome, deve usar os campos deste separador. Quando tiver mais informação sobre o cliente então deve criá-lo usando o campo "Cliente" na área principal do formulário. Este separador contém também uma informação muito importante que são os dados de Marketing. Precisa saber de onde é que este cliente originou (qual a campanha, meio ou origem). Esta informação é crucial para que possa afinal o seu Canal de Vendas e direccionar o seu orçamento de marketing para canais que estão a funcionar e a trazer cada vez mais clientes pagantes:

  • Histórico de Etapas: Este separador mostra-lhe um registo de todas as etapas por que este Prospeto / Oportunidade passou;

  • Projetos Relacionados: Este separador contém uma lista de projetos que estão associados com este Prospeto / Oportunidade. Este separador é visível apenas se tiver também subscrito a App de Gestão de Projetos. Pode ter vários projetos associados com o mesmo Prospeto / Oportunidade. Por exemplo: Podia ter um projeto chamado "Proposta" que consiste nas tarefas necessárias para elaborar uma proposta ou um projeto chamado "Fazer Protótipo". Os projetos são uma excelente maneira de gerir as suas tarefas e registar tudo o que foi feito em cada uma delas, incluindo o tempo que cada tarefa levou (timesheet por tarefa). Pode criar um novo projeto baseado num template clicando no botão "Criar PRojeto" que se encontra por cima do formulário do Prospeto / Oportunidade.


3.3. Mover Prospetos / Oportunidades pelo Funil de Vendas

Para mover Prospetos / Oportunidades entre etapas basta clicar&arrastar (drag&drop) para a etapa pretendida. Também pode mudar de etapa editando os dados do Prospeto / Oportunidade e clicando sobre a etapa de destino, na sequência de etapas apresentada no canto superior direito, por cima do formulário do Prospeto / Oportunidade. Veja o examplo abaixo onde temos as etapas New-Qualified-Proposition-Won, por cima do formulário do Prospeto / Oportunidade, do lado direito:



3.4. Comunicar por e-mail com o cliente diretamente a partir do Prospeto

O SPEED.SALE permite que comunique com os seus clientes enquanto que regista automaticamente todos os emails enviados e recebidos, na timeline do Prospeto / Oportunidade.

Para enviar um novo e-mail faça click sobre "Enviar Mensagem" que se encontra por baixo do formulário do Prospeto / Oportunidade:


Também pode editar a nova mensagem numa janela, com mais opções visívies. Para isso basta clicar sobre o ícon com as 2 setas que se encontra no canto superior direito da caixa de texto onde está a editar a sua mensagem. Deve abrir uma janela em popup como a imagem seguinte:


Caso não tenha ainda preenchido um endereço de e-mail válido para o cliente então ser-lhe-á pedido para o preencher através de um formulário popup:


Preenche o endereço de e-mail e faça click sobre o botão "Guardar". Será redireccionado(a) de volta para o editor do e-mail, onde estava antes.

Qualquer mensagem de e-mail enviada para o seu cliente é registada automaticamente na timeline do Prospeto / Oportunidade, por baixo do formulário do mesmo. Todos os conteúdos do e-mail, incluindo anexos, são registados. Segue um exemplo:


Se o cliente responder ao e-mail então esse e-mail será também incluído, da mesma maneira, na timeline do Prospeto / Oportunidade.

Pode usar modelos (templates) para compor os seus e-mails. Pode escolher o modelo a utilizar a partir da dropdownlist que se encontra no canto inferior direito da janela de composição do e-mail:


A escolha do modelo de e-mail apenas está disponível na janela de composição de e-mail em popup.


3.5. Registar informação na timeline de um Prospeto

Pode registar e-mails (enviados e recebidos) e notas. O registo de e-mails foi explicado no ponto anterior. Para registar uma nota basta clicar sobre o "Registar Nota" que se encontra ao lado do "Enviar Mensagem". Ser-lhe-á apresentado um formulário simples como o exemplificado abaixo:



3.6. Seguir a timeline de um Prospeto

Por baixo do formulário do Prospeto / Oportunidade pode encontrar um registo de tudo o que aconteceu, nesse Prospeto / Oportunidade. Estes eventos podem ser manuais ou automáticos. Esta funcionalidade é muito importante pois retém um registo de toda a informação relevante para que todos podem estar sintonizados relativamente ao que se passa em cada Prospeto / Oportunidade. Desta forma qualquer vendedor pode responder perante um cliente, por qualquer Prospeto / Oportunidade como se fossem todos geridos por si.

Também pode subscrever alterações na timeline do Prospeto / Oportunidade adicionando o seu (ou outro) utilizador à lista de seguidores no canto superior direito, por cima da timeline. A imagem abaixo mostra os tipos de eventos que geram alertas para os seguidores de um dado Prospeto / Oportunidade:



Para remover um seguidor bsta clicar no X que se encontra do lado direito do seu nome, na lista de seguidores.


4. Canais de Vendas

4.1. Como melhor organizar o Funil de Vendas de um Canal de Vendas

Um Canal de Vendas é uma sequência de etapas pelas quais um Prospeto / Oportunidade percorre do início até ao final da venda. Esta sequência é tão dinâmica como o processo de venda em si. O SPEED.SALE permite-lhe criar, alterar e remover etapas sempre que quiser. Desta forma o Funil de Vendas do seu Canal de Vendas estará sempre atualizado com os seus processos internos de venda.

Para editar os dados de um Canal de Vendas tem de primeiro navegar até ao menu "Relatórios" e clicar em "Canais de Venda".


A partir deste ecrã pode obter várias informações relativamente ao Canal de Vendas como por exemplo a Taxa de Conversão Mensal (KPI), Registo Mensal de Vendas, TAxas de Conversão para 30dias, 60dias, 90dias e 180dias, número de Prospetos / Oportunidades em aberto, etc.

Para editar a informação do Canal de Vendas tem de clicar sobre o ícon que se encontra no canto superior direito da janela do Canal de Vendas. Depois escolher "Definições":


Vai abrir o formulário do Canal de Vendas:


Neste formulário pode definir:

  • Nome do Canal de Vendas: É o nome do Canal de Vendas que será utilizado em todo o sistema, em formulário e relatórios;

  • Cotações e Funil de Vendas: Se marcar "Cotações" então o Canal de Vendas vai permitir que também crie cotações a partir de Prospetos / Oportunidades. Se marcar "Funil de Vendas" então terá acesso ao Funil de Vendas do Canal de Vendas. Estes dois campos encontram-se marcados por omissão;

  • Gestor do Canal: Utilizador responsável por este Canal de Vendas;

  • Alias de E-mail: Endereço de e-mail que será usado para gerar novos Prospetos / Oportunidades. Este endereço de e-mail é criado pelo SPEED.SALE quando usar o servidor de e-mail interno do SPEED.SALE, ou seja, quando o SPEED.SALE é responsável por todo um domínio de e-mail;

  • Equipa: Lista de utilizadores associados ao Canal de Vendas. Quando um utilizador se autentica no sistema é-lhe mostrao(a) uma combinação dos Funis de Vendas de todos os Canais de Vendas ao qual ele(a) está associado(a). É este campo que define essa associação;

  • Dashboard: Permite escolher o tipo de gráfico que pretende visualizar quando consultar os Canais de Vendas disponíveis:

    Pode escolher o seguintes valores em cada uma das 3 dropdownlists:

    • Conteúdo: Funil / Vendas / Faturas;

    • Escala: Depende do que escolhem no Conteúdo. Valores possíveis podem ser: Último Mês / Última SEmana / Último Ano para um Conteúdo do tipo Vendas ou Dentro da Semana / Dentro do Mês / Dentro do Ano se for escolhido o Funil;

    • Agrupar por: Depende do que foi escolhido no campo Conteúdo.


Para alterar as etapas de um Canal de Vendas tem de entrar no Funil de Vendas desse Canal de Vendas. Pode fazer isso clicando no link "## Oportunidades em Aberto":


Vai abrir o Funil de Vendas específico daquele Canal de Vendas. A vista é bastante semelhante ao que vê quando entra no sistema mas se reparar esta apenas inclui etapas e Prospetos / Oportunidades do Canal de Vendas escolhodo:


Pode ver na caix de pesquisa (canto superior direito na imagem acima) que tem o filtro "Canal de Vendas: Vendas". Isto quer dizer que apenas está a visualizar informação associada ao Canal de Vendas chamado "Vendas".

PAra criar uma nova etapa basta clicar na última coluna chamada "Adicionar nova Coluna". Vai abrir um formulário muito simples que pergunta o nome da nova etapa:


Preencha o nome e faça click no botão "Adicionar" ou prima a tecla ENTER do seu teclado.

Por omissão a nova etapa é colocada no final do Funil de Vendas (coluna mais à direita). Pode trocar a ordem das etapas clicando&arrastando (drag&drop) no título de cada coluna que representa cada etapa. Pode então movê-la para a esquerda ou a direita para reordenar o Funil de Vendas do Canal de Vendas:



Para editar a informação de uma etapa como o nome ou a probabilidade por omissão basta passar o rato por cima da área à esquerda do ícon "+" que se encontra no canto superior direito de cada coluna. Vai aparecer um ícon de uma roda dentada. Faça click nesse ícon:


Vai mostrar um meno com as opções "Dobrar", "Editar Etapa", "Apagar", Arquivar Registos" e "Recuperar Registos". Para editar a informação da etapa faça click em "Editar Etapa":


the formulário pode alterar os seguintes dados:

  • Nome da Etapa: O nome da etapa que vai ser usado em todo o sistema no Funil de Vendas do Canal de Vendas e respetivos Relatórios;

  • Equipa: Pode ter uma etapa que está disponível para todos o Funis de Vendas de todos os Canais de Vendas ou restringir uma etapa apenas a um Canal de Vendas. Não é possível restringir uma etapa a mais do que um Canal de Vendas. Para isso precisa criar duas etapas iguais e associar cada uma delas a um Canal de Vendas diferente;

  • Dobrada no Funil: Se marcado então esta etapa vai aparecer dobrada no Funil de Vendas do Canal de Vendas;

  • Alterar Probabilidade Automaticamente: Se marcado então pode definir a percentagem por omissão desta etapa. Esta percentagem será copiada para qualquer Prospeto / Oportunidade que seja movida para esta etapa. Se não estiver marcado então os Prospetos / Oportunidades que forem movidos para esta etapa mantém a sua probabilidade inalterada;

  • Requisitos: Texto livre onde deve colocar a descrição do que é necessário um Prospeto / Oportunidade ter para estar nesta estapa. Este texto é usado como tootip que é revelado sempre que o utilizador passar o rato por cima do nome de uma etapa, no Funil de Vendas:


5. Atividades Planeadas / Lista TODO

5.1. Como agendar atividades num Prospeto

Esta é provavelmente a funcionalidade mais importante de todo o Processo de Vendas. É o que decide qual é o próximo passo de cada Prospeto / Oportunidade garantindo assim que nenhum Prospeto / Oportunidade fica sem o devido acompanhamento.

O SPEED.SALE permite-lhe agendar uma ou mais atividades para cada Prospeto / Oportunidade. Para agendar uma atividade faça click sobre o link "Agendar atividade" que se encontra no formulário do Prospeto / Oportunidade, por baixo de todos os campos:



Vai abrir o formulário da Atividade:


Pode especificar os seguintes dados:

  • Atividade: Pode escolher o tipo de atividade como por exemplo: Email, Telefonema, Reunião e TODO. Pode alterar os itens desta lista através da opção "Itens Tipos de Atividade" do menu "Configuração";

  • Sumário: Campo de texto livre descevendo o que é para fazer nesta atividade;

  • Data Conclusão: Data até à qual a atividade tem de estar concluída;

  • Atribuída a: Quem será responsável por executar esta atividade;

  • Descrição: Texto livre com a informação detalhada sobre como fazer a atividade.

Pode agendar esta atividade clicando no botão "Agendar" ou pode simplesmente registá-la como concluída clicando sobre o botão "Marcar como Concluída".

Pode ter várias atividades por cada Prospeto / Oportunidade. Abaixo segue um exemplo de um Prospeto / Oportunidade com duas atividades em aberto:



Pode marcar uma atividade como concluída, editá-la ou cancelá-la clicando sobre os links que se encontram abaixo da descrição da atividade.


5.2. Como consultar todas as atividades ativas e usá-las como uma lisda de TODOs

A lista de atividades pode ser usada como uma TODO List (tarefas a fazer) relativa ao que planeou para os Prospetos / Oportunidade que estão associados ao seu utilizador. Desde que tenha sempre o cuidado de agendar pelo menos uma atividade em cada Prospeto / Oportunidade nunca terá Prospetos / Oportunidades perdidos. Para aceder à sua lista de TODOs basta clicar no menu superior, na opção "TODO".


A partir deste menu pode filtrar:

  • Todas: Lista todas as atividades. Por omissão filtra apenas as atividades associadas ao utilizador autenticado mas pode remover esse filtro para ver todas as atividades agendadas, de todos os utilizadores;

  • Atrasadas: Lista todas as atividades cuja data prevista de conclusão já passou. Esta lista deve estar sempre vazia, o que quer dizer que tem feito todas as atividades planeadas dentro do prazo previsto;

  • Hoje: Lista todas as atividades cuja data prevista de conclusão é hoje. Estas atividades são as que merecem a sua atenção imediata;

  • Futuro: Lista todas as atividades cuja data prevista de conclusão encontra-se no futuro. Só deve olhar para esta lista quando todas as outras atividades (atrasadas e para hoje) estão concluídas. Esta lista também é muito prática para saber o quão ocupado(a) vai estar no futuro, quando tem de agendar novas atividades.


Para aceder à informação relativa ao Prospeto / Oportunidade relacionada com esta atividade basta clicar sobre a linha da atividade. Não se esqueça de agendar uma nova atividade depois de processar cada Prospeto / Oportunidade. Desta maneira não tem de estar a verificar todos os Prospetos / Oportunidades para saber o que tem para fazer. É por essa razão que chamamos esta lista de Lista TODO!


6. Clientes

6.1. Como criar um novo cliente

Pode-se criar um novo cliente aquando da consulta da lista de contactos ou diretamente através de qualquer dropdownlist que permita procurar e escolher um cliente. O formulário de Prospeto / Oportunidade tem um campo chamado "Cliente". Esse campo permite procurar e escolher um cliente existente a cada letra que introduz. Se o nome do cliente que introduzir nesse campo ainda não existir na base de dados são lhe dadas duas opções no final da lista de resultados:

  • "Criar "[o texto que introduziu]" ": Criar um cliente rapidamente preenchendo apenas o campo do nome;

  • "Criar e Editar...": Abre o formulário de Novo Cliente numa janela em popup onde pode preencher todos os dados do novo cliente.



Se escolher "Criar e Editar..." o formulário de novo cliente é aberto numa janela popup modal:



Este formulário é exatamente igual ao que veria se estivesse a criar um novo cliente a partir do diretório de contactos e clicado no botão "Criar":



Pode encontrar uma breve descrição de cada campo na lista abaixo:

  • Individual / Empresa: Define se o cliente é um individual ou uma empresa. A diferença é que os campos Empresa e Posição são mostrados, caso o cliente seja do tipo empresa. Fora isso, os restantes campos são todos iguais;

  • Nome: Nome do cliente;

  • Empresa: A empresa onde o cliente trabalha, se for do tipo Individual;

  • Morada: A morada do cliente;

  • NIF: O número de contribuinte do cliente. Tem de começar por duas letras identificando o país de origem do número de contribuinte. Por exemplo: PT para Portugal e BE para Bélgica;

  • Tags: Lista de tags / etiquetas para qualificar este cliente. Estas tags são muito úteis para filtrar / agrupar clientes para, por exemplo, o envio de mass mailing para determinados grupos / perfis de clientes;

  • Skype: O nome Skype do cliente;

  • Facebook, Twitter, Google Plus, Youtube e Pinterest: O endereço dde cada página em redes sociais do cliente. Estas páginas podem ser bastsante úteis para quando tem de começar uma conversa com um cliente. Permite defiir um perfil por cliente e encontrar pontos comuns para quando entrar num diálogo com o cliente;

  • Posição: A posição do cliente refere-se à empresa a que ele pertence. Apenas se aplica para o cliente do tipo Individual;

  • Telefone: Número de telefone do cliente;

  • Telemóvel: Número de telemóvel do cliente;

  • Email: Endereço de e-mail do cliente;

  • Website: Endereço do website do cliente;

  • Título: Título do cliente;

  • Língua: Língua do cliente. Este campo é muito importante pois define a língua principal para todas as comunicações de e para o cliente. Também define a língua a utilizar nos modelos (templates) aquando de envio automático de e-mails. Falar com o cliente na sua língua nativa aumenta o seu nível de confiança e facilita assim todo o processo de venda;

  • Separadores:

    • Contactos & Moradas: Lista de outras entidades da base de dados (outros clientes, individuais ou empresas) que estão relacionadas com este cliente. Pode ter, por exemplo, os contactos dos responsáveis de cada departamento num cliente como o CEO, CFO, CIO, ...;

    • Notas Internas: Campo de texto aberto que contém todas as notas sobre o cliente. Estas notas vão ser copiadas, em modo leitura apenas, para o formulário do Prospeto / Oportunidade quando este cliente for escolhido. Este campo contém notas específicas sobre o cliente que ajudem aquando do contacto com este;

    • Informação Pessoal: Data de Nascimento, Género e Nacionalidade. Este campo apenas é visível para os clientes do tipo Individual;

    • Racius: Ligação com a base de dados online Racius (www.racius.com) para obtenção da informação geral sobre o cliente. A consulta é efetuada com o NIF ou o nome do cliente. Esta funcionalidade é muito prática para obter os dados oficiais de um cliente ou potencial cliente e para garantir a uniformização do conteúdo da base de dados;

    • Vendas & Compras: Pode especificar se esta entidade é um Cliente e/ou um Fornecedor, quem é o vendedor responsável por este cliente e se tem uma referência interna.

Podemos associar uma imagem para usar como foto ou logo do cliente. Isto é muito útil quando se registar clientes individuais para se lemrar de quem são mais tarde. Esta imagem será usada onde quer que o cliente / fornecedor / parceiro for referido. Por exemplo se o cliente submeter um POST num forum ou enviar um e-mail. Esta imagem será apresentada ao lado do seu nome. Esta funcionalidade também faz com que o SPEED.SALE seja mais agradável e humano de usar.

Após a criação de um cliente este fica imediatamente disponível para todos os módulos do SPEED.SALE, onde quer que haja um campo de Cliente, em qualquer formulário.


6.2. Procurar clientes existentes

Pode encontrar clientes existentes através de um dos seguintes mecanismos:

  • Carregando no botão de Início do Menu Principal -> Contactos:

  • Botão Clientes no menu do CRM:

  • Qualquer campo do tipo dropdownlist que referencie parceiros (clientes e/ou fornecedores) como por exemplo o formulário de Prospeto / Oportunidade:


Os primeiros e segundos itens da lista acima produzem exatamente o mesmo resultado: lista de parceiros (clientes e/ou fornecedores). Pode usar a caixa de texto existente no canto superior direito para filtrar as pesquisas por cliente / fornecedor. Existem vários filtros e outras funcionalidades associadas que lhe ajudam a encontrar o que pretende:



Pode usar um dos filtros predefinidos escrevendo parte do texto que pretende procurar e escolhendo qual o filtro onde aplicar esse texto. Também pode usar a pesquisa avançada clicando na dropdownlist Filtros e usando o "Adicionar Filtro à Medida", no final da lista apresentada:



Se não conseguir ver os Filtros, Agrupar por e Favoritos então precisa clicar no ícon da pequena lupa que se encontra do lado direito da caixa de texto de pesquisa.


Assim que especificar os filtros pretendidos pode ver a lista de resultados em duas vistas possíveis:

  • Kanban:

  • Lista:

Para aceder aos dados de um cliente basta clicar sobre a sua caixa (na vista kanban) ou a sua linha (vista lista).


6.3. Comunicar por e-mail com o cliente a partir da Ficha de Cliente

O SPEED.SALE permite que comique com os seus clientes a registe essa comunicação (recebida / enviada), na timeline do cliente. Funciona tal e qual como como os Prospetos / Oportunidades.

Para enviar uma nova mensagem de e-mail basta clicar em "Enviar Mensagem" que se encontra por baixo do formulário do cliente:

Também pode editar a nova mensagem numa janela, com mais opções visívies. Para isso basta clicar sobre o ícon com as 2 setas que se encontra no canto superior direito da caixa de texto onde está a editar a sua mensagem. Deve abrir uma janela em popup como a imagem seguinte:

Caso não tenha ainda preenchido um endereço de e-mail válido para o cliente então ser-lhe-á pedido para o preencher através de um formulário popup:

Preenche o endereço de e-mail e faça click sobre o botão "Guardar". Será redireccionado(a) de volta para o editor do e-mail, onde estava antes.

Qualqeur mensagem que enviar ao cliente é registada automaticamente na timeline do cliente, que se encontra abaixo do formulário do cliente. Todos os conteúdos do e-mail, incluindo anexos, serão registados. Segue um exemplo:

Se o cliente responder ao email então esse emails serão também registados, na timeline do cliente.

Pode usar modelos (templates) para compor os seus e-mails. Pode escolher o modelo a utilizar a partir da dropdownlist que se encontra no canto inferior direito da janela de composição do e-mail:

A escolha do modelo de e-mail apenas está disponível na janela de composição de e-mail em popup.


7. Relatórios                 

7.1. Principais Relatórios

O SPEED.SALE inclui vários relatórios que lhe permitem medir, gerir e tomar decisões informadas. Estes relatórios foram pensados de forma a que possa aceder facilmente a informação relevante. Foram desenhados sobre um motor multi-variável (Business Inteligence) para que possa facilmente adicionar camadas de dados e obter tabelas e gráficos atualizados em tempo-real.

Os relatórios disponíveis são:

  • Análise de Funil de Vendas;

  • Análise de Atividades;

  • Histórico de Etapas;

  • Taxa de Conversão;

  • Oportunidades por Vendedor e Etapa;

  • Oportunidades sem Próxima Ação;

  • Canais de Vendas;

  • Reclamações.